Veelgestelde vragen

Een antwoord op al je vragen over je verblijf of event bij 'T Convent

Vragen over je verblijf

Als we een kamer reserveren zullen we dan ’s nachts wakker liggen van een feest ?
Neen,
De kamers zijn enkel te reserveren als er geen event doorgaat.
Families die een feest organiseren kunnen uiteraard kamers reserveren.

Vragen over de eventruimte

Wat is de capaciteit van de locatie – hoeveel gasten kun je er ontvangen ?
Vleterenzaal – tot 420 personen – 422 m² – 11,8 x 36 mtr
Lo-Reningezaal – tot 270 personen – 277 m² – 10,4 x 24,2 mtr
Crypte – tot 150 personen – 190 m² – 12,3 x 15,5 mtr
Cellarium – tot 60 personen – 75 m² – 6 x 12,3 mtr

Van welke ruimte(s) mogen we gebruik maken ?
inkomhal, ontvangstruimte, vestiaire
toiletten dames en heren,
en/of de Lo-Reningezaal 270 m² met bijhorende keuken (41 m²)
en/of de Vleterenzaal 422 m² met bijhorende keuken (41 m²)
en/of het cellarium
en/of de crypte

Kunnen we een zaalplannetje krijgen met daarop de juiste afmetingen ?
ja,
deze kunt u vinden op de website (link)

Is er voldoende ruimte in de tuin of locatie ?
ja,
het domein is 1,7 ha groot

Kan er een tent bijgeplaatst worden ?
ja
’t convent beschikt ook over een startent van ongeveer 17 meter diameter geschikt voor 136 personen staand (meerprijs)

Is er een ruimte waar we ons even kunnen terugtrekken, tussen receptie en avondfeest ?
ja
’t convent beschikt over 8 kamers, 1 appartement-vakantiewoning op het 1e verdiep van +/- 100 m², 6 kamers op het 2e verdiep en 1 bruidskamer op de zolderverdieping

Beschikt de feestzaal over voldoende stoelen en tafels ?
neen,
deze worden telkens gehuurd, volgens uw keuze, wensen en budget

Kunnen jullie bij mooi weer naar buiten ?
ja,
aan de Vleterenzaal is er een overdekt terras die aansluit op de tuin

Is er een mooie plek om foto’s te maken ?
zeker zowel binnen als buiten
in de tuin, meerdere knusse hoekjes, tussen de wijnranken,
’t Convent doet regelmatig dienst als fotolocatie

Hoe verloopt ons feest wanneer het zou regenen ?
Er is voldoende plaats binnen voor de bezoekers alsook voor de catering
optioneel kunnen paraplu’s bij regenweer voorzien worden op de parking

Is er voldoende parkeergelegenheid aanwezig ?
ja,
op de parking vooraan (kiezel) plaats voor 80 wagens – parkeervakken voldoende breed (275 cm)
achteraan bijkomende parking voor 60 wagens

Zijn er voldoende toiletten ?
ja,
voor de heren – 3 toiletten en 4 urinoris
voor de dames – 6 toiletten
toiletpapier, handzeep, gastendoekjes en opvangmandjes zijn voorzien evenals permante fijne reuk

Is er een vestiaire aanwezig ?
ja,
in de inkom enkele trappen naar beneden is een ruime vestiaire met camerabewaking

Zijn kaarsjes toegelaten in verband met de brandveiligheid ?
ja,
doch wil rekening houden met voldoende afstand tot brandbare decoratie

Vragen over de timing

Kunnen we exclusief gebruik maken van de feestzaal op onze (trouw)dag ?
Ja
Voor evenementen wordt de locatie telkens door 1 gebruiker per dag of meerdere dagen afgehuurd. Ondanks de mogelijkheden om meerdere evenementen gelijktijdig te laten doorgaan, kiezen we bewust niét voor. Dit precies om de grandeur, exclusiviteit en intimiteit te waarborgen.
Gaat er ook een andere feest door op onze dag ?
Neen
Kun je de hele dag en avond gebruik maken van de locatie ?
Ja,
De locatie wordt verhuurd per dag of meerdere dagen al dan niet in combinatie met opbouw en afbouwdag(en).
Tot hoe laat kan ons dansfeest ’s nachts doorgaan ?
Wij vragen om de activiteiten te beëindigen om 5u op vrijdag en zaterdagavond en om 3u op weekdagen.

Vragen over de op & afbouw

Kun je bij de levering met groot transport tot aan de ingang geraken ?
ja,
aan de zijkant is ruimte om met meerdere vrachtwagens (opleggers) te staan om te laden en te lossen.  Er is rechtstreekse toegang tot binnen zonder trappen.  Alles kan er op wieltjes lopen.

Vragen over de organisatie

Is onze contactpersoon zelf aanwezig op de dag van ons feest ?
Ja,
Deze is aanwezig ‘achter de schermen’ en steeds aanspreekbaar.

Werk je samen met vaste cateraars of kunnen we kiezen ?
Nee,
Catering is volledig vrij

Vanaf wanneer kunnen we terecht in de zaal voor de opbouw ? Tot wanneer voor de afbouw ?
Volgens de gekozen formule
per dag – is dit vanaf 8:00 hr ’s morgens tot 05:00 hr ’s anderendaags ’s morgens – extra opbouwdag en afbouwdag is mogelijk
voor de uitgebreide formule – is dit vanaf woensdag 08:00 hr tot de maandag erop 12:00 hr

Zorgen jullie ook voor de dranken ?
wijnen en champagne zijn vrij – er is geen kurkrecht of andere vergoedingen
bieren, frisdranken en waters zijn verplicht af te nemen en zijn voorgekoeld – hiervoor zijn glazen ter beschikking

Dekken jullie de tafels, en plaatsen jullie de naamkaartjes ?
Neen,
dit wordt gedaan door de cateraar of eventplanner

Vragen over de kosten ?

In welke formules zijn jullie gespecialiseerd ?
Wij hebben geen standaard menu of prijslijsten.
Alles wordt uitgewerkt op vraag en op maat van de klant in functie van jullie persoonlijke stijl, smaak, creativiteit en budget.
Het menu wordt sowieso met jullie uitgewerkt ifv het seizoen, uw voorkeur en uw budget.
Wij kunnen instaan voor de organisatie en catering al dan niet in samenspraak met uw cateraar en willen dan graag vernemen binnen welk budget U dit wilt gerealiseerd zien ?